318464
318464
omssb
2017-08-14T12:28:00.000Z
no

Ti tips for skjemasnekkere

Forfatter: Gustav Haraldsen

Dette er en generell veiledning til dere som skal lage spørreskjema. Veiledningen er strukturert som ti tips til skjemasnekkere.

Før du lager skjemaet

 

1. Bestem deg for hvor du skal før du starter

  • Start med en tittel som forteller hva slags informasjon som skal samles inn.
  • Hvem kan svare på spørsmålene? Skal forskjellige personer svare på forskjellige spørsmål, bør de sannsynligvis få hvert sitt skjema.
  • Hvordan har du tenkt å plukke ut og kontakte svarpersonene? Desto tydeligere adresse skjemaet har, desto større er sannsynligheten for at rette person vil svare på spørsmålene.
  • Hva er tidsplanen og budsjettet for datainnsamlingen?
  • Hvilke juridiske forhold regulerer skjemainnholdet og datainnsamlingen?
  • Hvilke kvalitetsmål vil du bruke for å skille mellom suksess og fiasko?

2. Bestem deg for hva du skal spørre om før du begynner å lage spørreskjemaet.

  • Spør dem som skal bruke svarene hva de skal bruke dem til. Spørsmål som ikke skal brukes, bør heller ikke stilles.
  • Sjekk med Oppgaveregisteret i Brønnøysund for bedriftsundersøkelser, spørsmålsregisteret hos Norsk Samfunnsvitenskapelig datatjeneste for personundersøkelser, eller andre kilder om noen av opplysningene allerede finnes. Gjør de det, behøver du kanskje ikke å spørre om dem.
  • Spør noen av dem som skal svare: – hvilke ord og uttrykk de bruker om temaet, – hvilke spørsmål de synes er naturlige å stille, – hva de kan svare på – og hvor detaljerte opplysninger de kan gi.
  • Kan ikke de du har tenkt å spørre svare, må du spørre på en annen måte.

3. Behovet for samtale under datainnsamlingen bør ligge til grunn for valget mellom papirskjema, elektronisk skjema eller intervjuskjema.

  • Prinsippene for hvordan du formulerer og presenterer spørsmålene er de samme enten skjemaet presenteres på papir, på skjerm eller av en intervjuer. Hvordan prinsippene konkretiseres må imidlertid tilpasses spørreformen.
  • Papirskjema er den minst fleksible, men mest nøytrale måten å stille spørsmål på. Det er en god spørreform når oppgavegiverne har like forutsetninger for å svare, når spørsmålene er sensitive og når muntlige forklaringer lett kan påvirke svarene.
  • Intervju er den mest fleksible og mest personlige måten å spørre på. Det er en fordel når oppgavene er vanskelige og de som skal svare er svært forskjellige. Men det er en ulempe når spørsmålene er sensitive eller sårbare for ytre påvirkning.
  • Elektroniske skjema kan gjøres mer personlige og fleksible enn papirskjema, men er mindre personlige og fleksible enn intervju. Elektroniske skjema er imidlertid mer krevende å lage enn papirskjema og intervjuskjema. Dessuten må de som skal svare ha nødvendig pc-utstyr og pc-kompetanse for å kunne lese skjemaene.
  • Datainnsamlingen kan gjøres mer brukervennlig ved å tilby svarpersonene alternative innrapporteringskanaler. Vær imidlertid oppmerksom på at innsamlingsmåten kan påvirke resultatene.

 

Når du lager skjemaet

 

4. Lag et flytskjema før du begynner å lage spørsmål.

  • Start med et spørsmål som passer til tittelen på skjemaet. Alle skal kunne svare på det første spørsmålet, og så mange som mulig skal synes det er interessant.
  • Bakgrunnsspørsmål om svarpersonen eller om den enheten svarpersonen informerer om bør normalt stilles til slutt. Det eneste unntaket er bakgrunnsspørsmål som brukes til å bestemme hvem som skal svare på hvilke andre spørsmål.
  • Lag en innholdsfortegnelse som deler skjemaet opp i kapitler. Tema som ikke passer inn i innholdsfortegnelsen, passer kanskje heller ikke inn i skjemaet.
  • Svarpersonene skal ledes fra spørsmål til svarrubrikk og videre til neste spørsmål på en ryddig og enkel måte. Må du henvise til tidligere svar for å forklare hvem som skal svare på neste spørsmål, er det et tegn på at spørsmålsrekkefølgen bør endres.

5. Bestem deg hva slags svar du ønsker før du formulerer spørsmålstekstene.

  • Lag svaralternativene først, og deretter spørsmålsformuleringer som leder opp til svaralternativene du har laget.
  • Be om opplysninger på samme eller grovere detaljeringsnivå enn hva du har funnet ut at de som du skal svare kan gi deg.
  • Alle skal kunne finne et svaralternativ som passer for dem. Men dersom alle svarer det samme, er det noe galt med svaralternativene.
  • Husk at "vet ikke", "vil ikke svare" og "har ingenting å rapportere" også er svaralternativ.
  • Pass opp for svaralternativ som ikke presenteres på en likeverdig måte.
  • Skriv spørsmålene i korte setninger med korte ord. Forklaringer og annen tilleggsinformasjon bør skrives i egne setninger. Ord på mer enn seks bokstaver er lange.
  • Oppgaven blir enklere desto mer konkret du spør. Erstatt ord og uttrykk som du må forklare med de ordene og uttrykkene du bruker i forklaringene.
  • Pass opp for spørsmål: – som har utydelige begrepsavgrensninger, – som har utydelige eller urealistiske tidsreferanser, – som forutsetter bestemte svar på spørsmål som ikke er stilt. Ord som "dersom" og "hvis" i spørsmålsformuleringene tyder på at du mangler et filterspørsmål. – spørsmål som forutsetter at forhold som varierer er stabile.
  • Still ett spørsmål ad gangen. Ord som "og" eller "eller" i spørsmålsformuleringene tyder på at du bør lage flere spørsmål.
  • Spørsmålsteksten blir vennligere dersom du bruker enn spørrende i stedet for en befalende form.

 6. Bruk enkle typografiske og grafiske virkemiddel for å lede leseren gjennom skjemaet.

  • Veiledning om hvordan skjemaet skal leses bør stå først i skjemaet. Veiledning som er knyttet til bestemte spørsmål, bør stå sammen med spørsmålet.
  • Bruk én skrifttype, men varier skriftstilen for å skille mellom spørsmålstekst, veiledning og svaralternativer
  • En tydelig og enkel nummerering er den beste måten å fortelle leseren i hvilken rekkefølge spørsmålene skal leses. Spørsmål uten nummer, undernummerering og blanding av forskjellige nummereringsformer forteller leseren at du forsøker å gi inntrykk av at det er færre spørsmål enn hva det egentlig er.
  • Bruk linjer, piler, kontraster og andre enkle, visuelle virkemiddel for å styre leserens oppmerksomhet.
  • Tekst eller grafikk som ikke har noe budskap til leseren, bør fjernes.
  • Flere luftige sider er mer lettleste enn få tettpakkede. Men flere enn 16 sider er vanligvis for mange.

7. Test både skjemainnholdet, markedsføringsstrategien og datainnsamlingsopplegget

  • Bruk individuelle intervju og kartleggingsteknikker til å avdekke hvordan spørsmålene oppfattes og besvares.
  • Inviter til gruppesamtaler om hva som skal til for å få en høy deltakerprosent og høye svarprosenter på de enkelte spørsmålene.
  • Gjennomfør en liten generalprøve for å teste ut hvor godt datainnsamlingsopplegget fungerer.

 

Når du bruker skjemaet

 

8. Henvend deg både til svarpersonenes hjerter og hjerner for å gjøre dem til deltakere.

  • Presenter skjemaet på en måte som forteller at du regner med at mottakeren vil delta. En påskjønnelse allerede ved første henvendelse er den sterkeste måten å signalisere dette på.
  • Det er vanskeligere å si nei til en personlig henvendelse enn å legge til side et rekrutteringsbrev.
  • Det er vanskeligere å snu enn å la være å starte. Derfor er det viktigere å få svarpersonen i tale enn selv å holde en lang innledningstale.
  • Henvis til oppgaveplikten for å underbygge hvor betydningsfull oppgaven er, ikke for å avsløre at du regner med motstand.
  • Oppgavebyrden føles lettere dersom innsatsen belønnes. En symbolsk betaling kan imidlertid oppfattes som en nedvurdering av svarpersonens innsats. Nyttig statistikk og beregninger basert på opplysningene som samles inn kan ofte være vel så mye verdt.
  • Oppgavebyrden kan også reduseres ved å flytte oppgaver fra den som skal svare til intervjuere, eller ved å automatisere oppgaver i et elektronisk skjema.

9. Hold rede på hvor skjemaene er sendt, når de kom fram og om de er returnert.

  • Intervjuundersøkelser og nye selvutfyllingsskjema bør forhåndsannonseres.
  • De som har fått tilsendt et skjema bør få en påminnelse like etter at de har mottatt det.
  • Bare de som ikke har svart skal purres.
  • Bruk statistikk underveis i datainnsamlingen til å finne ut når det er på tide å purre og hva som kjennetegner dem som ennå ikke har svart.
  • Gjør henvendelsene mer personlige desto lenger ut i datainnsamlingsperioden du kommer. Den mest effektive måten å få svar fra etternølerne på er å kontakte dem ved hjelp av intervjuere.

10. Dokumenter det du har gjort slik du ville ønske en dokumentasjon av hva andre har gjort før deg.

  • Legg ved alt som skal til for at andre skal kunne gjenta datainnsamlingen akkurat slik du gjennomførte den.
  • Legg ved skjema og annet materiell som ble brukt i datainnsamlingen. Begrunn alle endringer som ble foretatt underveis i planleggingen.
  • Sammenlign planer og resultater både med hensyn på økonomi, gjennomføring og kvalitet. Forklar både hva som var årsakene og konsekvensene av avvik mellom planer og resultater.