Offentlig myndighet

Dette kommer i tillegg til den korte beskrivelsen som etterspørres i søknadsskjemaet.

• Legg ved variabellister fra SSB.
• Dersom det ikke finnes variabellister eller det gjelder data som ikke kommer fra SSB, skal det legges ved en oversikt over disse.

SSB tester eksportfunksjonalitet i microdata.no. Det betyr at du kan legge med script som definerer variablene du trenger hvis disse finnes i microdata.no.

Det er institusjonens ansvar å påse at det foreligger behandlingsgrunnlag for variablene som etterspørres.

Vi ber om at personvernkonsekvensutredning (DPIA) eller en begrunnelse for hvorfor DPIA ikke er nødvendig. Personvernombudet ved din institusjon vil kunne hjelpe deg med dette.

Begrunnelse for særlig identifiserende variabler som for eksempel grunnkrets, postnummer, full fødsels- og dødsdato.

Dersom enheten også har andre oppgaver enn statistikk og analyse, må det redegjøres for hvordan dere sikrer at opplysningene ikke brukes til andre formål enn statistikk og analyse.

Tilgang til opplysninger etter statistikkloven § 14 kan gis til offentlige myndigheter og andre definerte organer for utarbeiding av statistiske resultater og analyser.

Med offentlige myndigheter menes

• statlige organer, fylkeskommuner og kommuner
• Norges Bank
• Riksrevisjonen
• sentrale statistikkmyndigheter i andre land
• internasjonale organisasjoner med grunnlag i folkerettslig avtale.

Det følger av forarbeidene til statistikkloven at anonyme data ofte vil være tilstrekkelig for offentlige myndigheters formål med tilgang til data. Hovedregelen er derfor at offentlige myndigheter kan gis tilgang til anonymiserte data til bruk for statistiske resultater og analyser.

Utgangspunktet om at data skal anonymiseres gjelder ikke for følgende opplysninger fra Folkeregisteret: kjønn, alder, bosted, fødeland og dødsdato, eller opplysninger som er åpent tilgjengelig for allmenheten. Unntaket fra anonymisering av disse opplysningene forutsetter at opplysningene ikke sammenstilles med andre opplysninger.

Hvis offentlig myndighet søker om tilgang til andre ikke-anonyme data enn de som er nevnt ovenfor, må den offentlige myndighet redegjøre for hvordan det sikres at data ikke brukes til andre formål enn utarbeidelse av statistiske resultater og analyser. Redegjørelsen skal beskrive hvordan det sikres at data ikke brukes til myndighetsutøvelse, styrings-/kontrollformål eller andre formål som er uforenlig med formålet.

Opplysningenes karakter, den offentlige myndighetens øvrige oppgaver og organisering vil danne grunnlaget for SSBs vurdering av om særlige vilkår i forbindelse med tilgang til data er påkrevet.

Søknaden din går først gjennom en juridisk vurdering. Du vil få beskjed når søknaden er ferdigbehandlet. Du vil bli tildelt en saksbehandler som vil ta kontakt når vedkommende har satt seg inn i saken. Din saksbehandler vil utarbeide et tilbud med pris og leveringstid.

Før det kan gis tilgang til data må vilkårene for tilgang i vedtaket fra SSB aksepteres. Dette gjøres ved å datere og signere tilbudet. Det signerte tilbudet må returneres på e-post til saksbehandler. Den som signerer, må ha myndighet til å forplikte den offentlige myndigheten.

Personvernombudet ved din institusjon vil kunne hjelpe deg med dette. Normalt vil rettsgrunnlaget framkomme i personvernkosekvensutredningen (DPIA).

Den offentlige myndigheten som skal behandle personopplysninger må ha rettslige grunnlag for behandlingen av personopplysninger etter personvernforordningen. For alminnelige personopplysninger vil dette normalt være artikkel 6. og for særlige kategorier av personopplysninger vil dette normalt være artikkel 9 i personvernforordningen.

Dersom det rettslige grunnlaget ikke er basert på samtykke kreves supplerende nasjonalt rettsgrunnlag. For tilgang til SSB-opplysninger vil dette normalt være personopplysningsloven §§ 8 og 9.

I de tilfellene SSB tillater utveksling av koblingsnøkkel med andre registereiere foretrekker vi å benytte distribuert kobling. Det vil si at det registeret som oppretter koblingsnøkkelen sender denne til de ulike registereierne som skal levere data i prosjektet. Data på løpenummer sendes separat til prosjektet fra de forskjellige registrene.

SSB oppstiller som vilkår for utveksling av koblingsnøkkel at mottaker er en offentlig myndighet, sentralt helseregister eller kvalitetsregister. Dersom det skal benyttes egne data i prosjektet må disse sendes til SSB for avidentifisering.

SSB tar betalt for tiden som går med til tilrettelegging av data. Oppdrag blir fakturert med 25 prosent merverdiavgift (mva).

Følgende komponenter inngår i prisen:

• Koordinere, avklare og utarbeide tilbud
• Lage populasjon og tilrettelegge datafiler
• Sende, arkivere og dokumenter

Prisen vil framkomme av tilbudet fra SSB, her vil også leveringstid framgå.

Opplysningene fra SSB skal slettes når behandlingen er avsluttet og da senest innen fristen som fremkommer i vedtaket fra SSB.

Bekreftelse på at opplysningene er slettet skal sendes til mikrodata@ssb.no med henvisning til vår saksreferanse umiddelbart etter sletting.

Alle filer skal krypteres og sendes via SSBs sikre område for filoverføring. Saksbehandler oppretter område hvor filene skal legges og sender en lenke.

Veiledning for filoverføring og brukerveiledning til SSB sin filsluse.