174763
174763
omssb
2014-04-28T09:00:00.000Z
no

Instruks for styret i Statistisk sentralbyrå

Med hjemmel i kap. 1.2 i Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 8. juni 2010, fastsettes instruks til styret i Statistisk sentralbyrå.

Instruksen tydeliggjør de oppgaver og det ansvar som ligger i statistikkloven med forskrift og i Reglement for økonomistyring.

1. Styrets saksbehandling

a)  Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.

b)  Styret i Statistisk sentralbyrå skal ha syv medlemmer. Departementet oppnevner styrets leder, dets nestleder og fem ordinære medlemmer samt varamedlemmer for perioder på inntil fire år. Det er adgang til gjenoppnevning. Ett medlem med varamedlem oppnevnes etter forslag fra de ansatte.

c)  Alle styremedlemmer og varamedlemmer skal ha adgang til alle dokumenter om saker som angår styrets virkeområde.

d)  Administrerende direktør møter i styret.

e)  Styremøtene ledes av styrets leder. Har leder forfall, ledes møtet av dets nestleder.

f)  For at styret skal være beslutningsdyktig, må i tillegg til leder eller nestleder minst 3 styremedlemmer eller varamedlemmer og administrerende direktør eller den som fungerer som administrerende direktør, være til stede.

g)  For saker som forelegges styret til beslutning, skal innkallingen vedlegges et oversendelsesnotat med en kort framstilling av saken og forslag til vedtak.

h)  Styret skal hvert år utarbeide en arbeidsplan for sin virksomhet. Arbeidsplanen skal bygge på styrets hovedoppgaver gjennom året. Utarbeidelsen av arbeidsplanen skjer i samarbeid med administrerende direktør.

i)  Godtgjørelse til styret fastsettes av Finansdepartementet.

2. Innkalling og saksdokumenter

a)  Styret kommer sammen til møter etter innkalling fra styreleder så ofte som det er nødvendig av hensyn til de saker som skal behandles, eller etter krav fra minst 3 styremedlemmer.

b)  Innkallingen skal være skriftlig og skal som hovedregel sendes minst 14 dager før møtet. Kopi av innkalling og dokumenter sendes også til varamedlemmene.

3. Styreprotokoll

a)  Styret skal føre møteprotokoll som underskrives av de møtende medlemmer og administrerende direktør.

b)  Protokollen skal i den enkelte sak inneholde:

  • oversikt over framlagte saksdokumenter
  • særlige viktige opplysninger som er gitt muntlig i styremøtet
  • styrets vedtak
  • eventuelle dissenser
  • uttalelser som et styremedlem ønsker protokollert

Det skal framgå av protokollen dersom et styremedlem ikke har deltatt i behandlingen av en sak.

c)  Uttalelser fra styret i økonomisk-administrative saker skal være skriftlig dokumentert i styreprotokollen.

d)  Styremedlemmer og administrerende direktør kan forlange å få dissens ført i protokollen.

e)  Utskrift av protokollen skal uten opphold sendes departementet og Riksrevisjonen til orientering.

f)  Virksomheten stiller en sekretær til rådighet for styret som har ansvar for innkalling, utsending av sakspapirer og for å føre referat.

4. Styrets arbeid - styringsoppgaver

a)  Styret skal behandle og fastsette strategier l og strategienes varighet for virksomheten etter forslag fra administrerende direktør.

b)  Styret skal hvert år behandle og fastsette overordnet virksomhetsplan for virksomheten 2 etter forslag fra administrerende direktør.

c)  Administrerende direktør oversender budsjettforslag for Statistisk sentralbyrå til departementet etter at det er godkjent av styret i henhold til frister i tildelingsbrevet.

d)  Styret skal behandle og godkjenne årsrapportering 3 med årsregnskap som redegjør for virksomheten og i hvilken grad virksomheten har oppnådd målene og kravene som er stilt av departementet. Styret skal avgi egen uttalelse om årsrapporten til departementet. Styret (eventuelt styreleder) undertegner årsrapporten sammen med administrerende direktør.

e)  Styret skal behandle saker av prinsipiell karakter og/eller med vesentlige budsjettmessige konsekvenser lagt fram av administrerende direktør, herunder

  • Gi råd til administrerende direktør om den faglige utviklingen av virksomheten. Dette omfatter i hovedsak rammer for utviklingen av offisiell statistikk og forskning Styret bør delta i arbeidet med å identifisere viktige brukerbehov.
  • Styret skal etter tilråding fra administrerende direktør fastsette nærmere retningslinjer for omfang og hovedretning på eksternt finansierte oppdrag utført av virksomheten

5. Styrets arbeid - kontrolloppgaver

a)  Styret skal påse at virksomheten har betryggende intern kontroll og bidra til å forebygge styringssvikt, feil og mangler.

b)  Styret skal påse at det foreligger vurderinger som identifiserer de viktigste risikofaktorene ved virksomheten og at det foreligger planer for oppfølging.

c)  Styret skal påse at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammene av tildelte ressurser, herunder påse at departementet informeres om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrevet eller budsjett.

d)  Styret kan fastsette nærmere krav til rapportering fra virksomheten gjennom året som er nødvendig for at styret skal kunne utføre sine oppgaver.

e)  Styret kan ta initiativ til at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved virksomheten. Styret tar stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet. Evalueringer må innpasses innenfor Statistisk sentralbyrås gjeldende budsjett.

6. Virksomhet rettet mot departementet

a)  Styret skal delta i arbeidet med merknader til utkast til det årlige tildelingsbrevet.

7. Organisering

a)  Administrerende direktør ansettes av Kongen i statsråd. Departementet inviterer styret til å gi til kjenne sine overordnede synspunkter om krav til ny direktør før stillingen utlyses.

b)  Styret skal behandle saker lagt fram av administrerende direktør som innebærer vesentlige endringer i organisering og/eller lokalisering av virksomheten. Styret skal særlig — og på selvstendig grunnlag — vurdere framdrift, leveranser, kostnader og risiko i slike prosesser.

Ikraftsetting av styreinstruksen

Styreinstruksen trer i kraft fra og med 1. januar 2014.

_________________________

1 Begrepet strategiplan viser til langtidsprogram i § 4-2 i statistikkloven.

2 Begrepet virksomhetsplan viser til årlig arbeidsprogram i § 4-2 i statistikkloven.

3 Årsrapporten inkluderer tidligere årsmelding og årsmeldingen om internasjonalt samarbeid.